Dernièrement, une cliente me demandait de l’aider à préparer son budget de sa prochaine année pour son entreprise. Son but étant d’avoir un outil de travail afin de la motiver à accroître son revenu et ainsi se payer un salaire décent. J’ai pris le mandat avec plaisir en me disant, « Quel beau sujet pour un article ! ».

Quel est le meilleur moment pour planifier son budget ?

Il n’y a pas de meilleur moment pour le planifier. Nous pouvons le faire à tout moment de l’année. L’instant qui se prête mieux à cet exercice est environ deux à trois mois avant la fin de votre année financière.

Pourquoi? Parce qu’une bonne partie de l’année s’est écoulée, vous connaissez ainsi le rythme de votre entreprise et vous avez amplement le temps de préparer votre budget. Surtout si votre fin d’année est au 31 décembre car, qui a le goût de prévoir sa prochaine année pendant son congé de noël.

Quels sont les outils qui nous sont utiles?

Pour bien planifier, voici les outils optimaux à utiliser :

• Un état des résultats avec ratio. Qu’est-ce que ça mange en hiver vous me demandez? C’est vos revenus selon vos différents biens ou services que vous vendez ainsi que vos dépenses de l’année. Idéalement, je vous conseille de calculer quel est le pourcentage pour chaque revenu ou chaque dépense sur vos totaux. Également calculez votre profit sur vos revenus totaux (brut). Ainsi, vous aurez une bonne idée du pourcentage que vous dépensez en salaire, en papeterie, en publicité, etc. Vous pourrez également avoir une meilleure idée pour faire un budget optimal. Je vous propose, si vous avez l’information, d’avoir cet état des résultats pour les deux dernières années et si possible ainsi que la version annuelle et mensuelle.
• Un portrait financier des entreprises dans le même secteur d’activités que vous et ayant sensiblement la même grosseur que vous. Vous pourrez avoir ce portrait via ce lien : http://www.ic.gc.ca/eic/site/pp-pp.nsf/fra/accueil
• Des objectifs que vous aimeriez atteindre qui sont réalistes pour vous et qui vont permettre à votre entreprise de progresser. Exemple : j’aimerais augmenter mes ventes de 15%, j’aimerais me verser un salaire à toutes les semaines de 500$.

Comment faire mon budget annuel?

La première étape est de le faire selon votre réel et nos objectifs. Voici brièvement les étapes par lesquels vous pouvez le préparer.

• En premier, vous calculez le revenu que vous souhaiteriez atteindre selon les objectifs que vous vous êtes fixés. Vous pouvez mettre un revenu global mais aussi un revenu par type de produits ou services que vous vendez. Ce sera plus simple pour vous après de voir comment de produits ou services vous devez vendre pour atteindre votre objectifs. Surtout il ne faut pas oublier que notre objectif doit être réaliste. Si dans l’année en cours j’ai gagné 10 000$ et que je vise 100 000$, je ne suis pas sûre que vous alliez l’atteindre et vous allez vous décourager.
• Ensuite, vous calculez vos coûts fixes. Ce sont des dépenses qui ne varient pas peu importe ce que vous faites. Par exemple votre loyer. Que vous gagniez 10 000$, 30 000$ ou 50 000$, celui-ci restera le même à moins que vous deviez déménager car votre équipe est rendu trop grosse.
• Puis, pour terminer vous calculez vos coûts variables comme le salaire, les frais de représentation, la publicité, etc. Pour vous aider à calculer ces coûts, les pourcentages vont vous aider grandement à les calculer. Il ne faut surtout pas que vous oubliez que si vos revenus augmentent, il est fort possible que vos coûts variables augmentent également. Il faut donc en tenir compte.

Pour  vous aider à calculer ces revenus et ces coûts, il peut être utile de comparer vos données avec celles de votre compétition. Vous pourriez ainsi avoir comme objectif d’ajuster votre budget en fonction de ces données.

Dois-je faire un budget mensuel ou seulement annuel?

Est-ce que cela peut être utile pour mon entreprise de faire un budget mensuel? Cela dépend. Le meilleur moyen de le savoir est d’analyser votre dernière année complète.

Si je regarde les douze mois et je vois la même chose avec plus ou moins d’écart, je vous dirais que le mensuel vous sera plus ou moins utiles. Il pourrait vous aider, si tout au long de l’année, vous comparez votre réel et votre budget afin de voir si vous atteignez vos objectifs.

Si par contre, vous avez des périodes plus creuses et d’autres beaucoup plus actives, le budget mensuel va vous aider grandement. Vous pourrez ainsi savoir quand et où mettre votre énergie.

Comment faire mon budget mensuel?

Pour faire le budget mensuel, il faut idéalement partir d’un budget annuel. Il est possible de faire l’inverse mais il est souvent plus facile de le faire annuellement et ensuite décortiquer par mois.

Vous allez tout d’abord prendre les coûts fixes et les diviser par mois. Comme ceux-ci ne varient, l’analyse sera plus facile. Ensuite, il s’agit de prendre les dépenses variables une à une et voir quel est la fluctuation de ces dépenses selon la période de l’année. Il faut faire attention, pas parce que vous dépensez plus par exemple en papeterie en septembre que vous avez nécessairement toujours dépenser plus en septembre. Il faut se questionner sur la raison de l’achat sans entrer dans les détails. Par exemple, vous pouvez avoir dépensé plus car vous avez ajouté un employé à l’équipe et il avait besoin de matériels ou cela peut aussi être dû au fait que vous avez généré plus de ventes ce qui a augmenté l’utilisation de l’encre et du papier.

Comment évaluer les efforts à faire pour augmenter mon revenu?

Comment pouvez-vous savoir concrètement ce que vous devez faire pour augmenter votre chiffre d’affaire de 10 000$? La première chose à faire, est de lister vos produits et services. Ensuite vous regardez pour chaque services et/ou produit, la quantité que vous devez vendre pour atteindre 10 000$. Exemple : vous vends des chandelles à 10$, des chandeliers à 100$ et des tapis de méditations à 75$. Vous devez donc vendre 1000 chandelles ou 10 chandeliers ou 133 tapis afin d’atteindre votre objectif. Il est plus facile ainsi de suivre votre évolution et de cibler quel effort faire pour atteindre votre objectif.

Avec tous ces conseils, vous serez bien outillé afin de bien planifier votre budget. N’hésitez pas si vous avez besoin de conseil ou de l’aide.

Bonne planification!