Ici, mon objectif n’est pas de vous imposer une structure mais plutôt de vous suggérer ma méthode de travail pour bien tenir à jour vos registres comptables.

Ce qu’il faut c’est de l’organisation. Beurk vous me direz! Mais c’est la base pour bien réussir et éviter des surprises.

Première des choses, il faut organiser ses papiers. Que ce soit nous ou une tierce personne qui s’occupe de notre comptabilité, une bonne organisation nous permet de sauver du temps et des coûts. Pour être organisé dans nos papiers, il est important de les classer dès sa réception et ce jusqu’à la fin du traitement. Plusieurs outils sont disponibles. Que ce soit un petit classeur de papiers (style pochette accordéon), des fiches dans un classeur de bureau ou un cartable.

Je vous propose de séparer vos documents par mois, par type de paiement, par transaction ou autre. L’idée est que lorsque vous êtes prêts à entrer vos données dans votre tenue de livres, vous prendrez une pile et vous la traitez. Pour ma part j’aime bien séparer mes papiers par transactions (achat ou vente), par mode de paiement (apport, carte de crédit, compte de banque) et par mois. Donc, j’ai ma pile de vente et d’achat qui sont séparés par mode de paiement pour tous les mois.

Une fois que ces papiers sont traités, il est important de les reclasser dans un second classeur ou cartable. À ce moment, le tri se fait par catégorie de dépenses ou de ventes. Ainsi, si vous analysez vos dépenses en fournitures de bureau et que l’on se questionne sur l’achat de papeterie à 100$, vous n’aurez qu’à fouiller dans votre chemise « papeterie » et vous trouverez le document facilement. Si vous voulez une chemise spécifique à un fournisseur, vous pouvez en faire un mais je vous conseille de le classer près de celle de la catégorie de la dépense.

Voici un exemple de mes classements :

Avant traitement :

Mois d’août

• Ventes
• Dépôt
• Achats
  • Achats par cartes de crédit
  • Achats avec cartes personnelles
  • Achats via mon compte entreprise.

Après traitement

• Chemises contenant mon actif et mon passif soit :
  • Compte de banque
  • Carte de crédit
  • Prêt
  • Déclaration taxes
  • Déclaration retenues à la source
  • Comptes clients
  • Comptes fournisseurs
• Chemises contenant mes ventes
• Chemises contenant mes dépenses (classé par ordre du plan comptable)
  • Papeterie
  • Frais de représentation
  • Frais bancaires

Une fois vos papiers bien classés, il ne reste que le traitement. Je vous suggère de prévoir une période de 30 à 60 minutes par semaine. Idéalement le matin car si vous terminez votre journée avec votre comptabilité vous risquez de la repousser pour finir d’avancer un autre dossier. Il vaut mieux céduler un temps qui est réaliste pour vous et de le faire régulièrement plutôt que de vous surcharger et d’en faire pendant 2 heures et vous tanner. Vous risquez ainsi de tomber dans le « je le ferai plus tard » et ce ne sera jamais fait.

Donc, planifiez votre meilleur moment par semaine. Lorsque ce moment venu, prenez une pile déjà classée, faites votre entrée de données et lorsque le temps alloué est terminé, classez ce qui est fait et remettez la pile non traitée à sa place.

Ainsi, on évite les fins d’année à s’arracher les cheveux sur la tête et à pleurer devant sa boite à chaussure.

Bonne comptabilité